Referierende und Vorsitzende

Im  Kongress-Portal können Sie Ihre Verpflichtungen einsehen und Ihre Zu- und Absage vornehmen. Bitte verwenden Sie die per E-Mail zugesendeten Zugangsdaten.

In der Einplanungsübersicht finden Sie alle Vortragstitel der Sitzung, sowie alle in der Sitzung involvierten Vorsitzenden und Referierenden, sofern uns eine Zusage vorliegt.

Für den Fall, dass Sie Ihre zugesagte Verpflichtung nicht wahrnehmen können, bitten wir um Ihre Rückmeldung an Katrin Schuschkleb unter gnpi@mcon-mannheim.de  

Sofern es Ihnen möglich ist, bitten wir Sie einen Ersatz zu benennen.

Alle Referierende sind dazu verpflichtet, dem Auditorium und der Ärztekammer Hamburg, Angaben zu potenziellen Interessenkonflikten in Bezug auf den vorgestellten Inhalt offenzulegen.

Auditorium:
Die wichtigsten Informationen zu den Offenlegungskriterien.

Dafür muss am Anfang der Präsentation eine entsprechende Folie gezeigt werden. Sofern keine Interessenkonflikte bestehen, bitten wir Sie dies ebenfalls in der Präsentation anzuzeigen. Gerne können Sie die Offenlegung anhand des beispielhaften Textes vornehmen. Vorlage

Ärztekammer Hamburg:
Bitte nutzen Sie das Formular für die Ärztekammer. Bitte senden Sie dieses ausgefüllt per E-Mail an m:con. (Kontakt finden Sie unten auf der Seite: Ihre Ansprechpartnerin)

Präsentationsabgabe
Es bestehen folgende Möglichkeiten zur Abgabe der Präsentation.

a) Über das Kongressportal
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Präsentation über das Kongress-Portal hochzuladen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Präsentation ausschließlich bis 04.06.2023 hochladen können.

Jede Konvertierung kann Abweichungen vom Original beinhalten. Das heißt, es können Änderungen im Layout auftreten. Dies kann vor allem bei Nutzung von älteren PowerPoint Versionen oder Schriftarten und Videoformaten, die nicht im Standard von Windows enthalten sind, auftreten.

Damit die gewünschte Funktion der Präsentation (z. B. Animationen oder eingebundene Videos) gewährleistet werden kann, empfehlen wir Ihnen die Präsentation vor Ort in der Medienannahme zu überprüfen.

b) Per E-Mail
Dateien, deren Größe unter 15 MB liegt, können per E-Mail an folgende E-Mail-Adresse der m:con eingesendet werden: vortragsannahme@mcon-mannheim.de 

Bitte vermerken Sie den Veranstaltungstitel im Betreff, da m:con oft zeitgleich verschiedene Veranstaltungen durchführt. Die E-Mails müssen in jedem Fall eindeutig dem jeweiligen Vortrag zuzuordnen sein. Bitte geben Sie daher in der E-Mail das Datum, die Uhrzeit, den Raum und den Sitzungstitel der Sitzung an.

Nach Absenden Ihrer E-Mail erhalten Sie in wenigen Minuten eine Übermittlungsbestätigung vom System. Ihre E-Mail wird dann kurz vor der Veranstaltung von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter überprüft und noch einmal bestätigt. Erst dann gilt der Vortrag als angenommen.

c) Vor Ort
Vor Ort können Sie Ihre Präsentation in der Medienannahme abgeben. Bitte geben Sie die Präsentation spätestens eine Stunde vor Sitzungsbeginn (nicht vor Beginn des Vortrags) dort ab, damit die Präsentation entsprechend überprüft und ggfs. konvertiert werden kann.

Bitte beachten Sie bei der Erstellung Ihrer Präsentation folgende Hinweise:
Sie werden auf dem Bildschirm im Saal die Referentenansicht von PowerPoint vorfinden. Diese zeigt die aktuell dargestellte Folie, die folgende Folie bzw. die nächste Animation Ihrer Präsentation als kleines Vorschaubild sowie eventuelle Notizen. Bitte beachten Sie, dass Sie am Pult keinen direkten Einfluss auf die Schriftgröße der Notizen haben, lange Texte könnten nicht komplett zu sehen sein. Das Standard Set-Up sieht am Pult weder Tastatur noch Maus vor. Für die Steuerung Ihres Vortrages und das Starten von Videos befindet sich ein Presenter am Pult. Sie haben in der Medienannahme die Gelegenheit, sich mit dem Presenter vertraut zu machen.

Ergänzend beachten Sie bitte folgendes:

• Einlesen aus Datenträgern von folgenden Medien: USB-Speichermedien (USB-Sticks und Festplatten), die Windows 10 kompatibel sind (FAT / NTFS formatiert, nicht Mac OS formatiert)
• Ausschließlich zugelassenes Programm: Microsoft PowerPoint (bis Office 2019)
• Optimales Seitenverhältins: 16:9
• Zugelassene Videoformate: Standards (z. B. *.mp4, *.avi, *.mov, *.wmv, *.mpg), die mit dem Windows Media Player in der Standardinstallation von Windows 10 abspielbar sind.

Das Einbetten von Schriftarten und Videos ist seit PowerPoint Version 2007 möglich und empfohlen. Nutzen Sie noch eine vorherige PowerPoint Version, gehen Sie wie folgt vor:

• Erstellen eines eigenen Verzeichnisses im Zip-Format, in dem alle Dateien den Vortrag betreffend abgespeichert sind (z. B. C:\GNPI2020_Referentenname_Sitzungstitel_Datum_Uhrzeit_Raum), wenn vorhanden auch Sitzungsnummer
• Verlinkte Videos als zusätzliche Datei im o. g. Verzeichnis abspeichern.
• Das komplette Verzeichnis auf einen Datenträger speichern. Möglichst eine „readme.txt“-Datei beifügen, in der auf eventuelle Besonderheiten hingewiesen wird.
• Bitte verwenden Sie ausschließlich Schriftarten aus dem Standard von Windows 10.

Auskunft zu speziellen technischen Fragen erteilt Ihnen Herr Savvas Zararis, savvas.zararis@mcon-mannheim.de

Kongressregistrierung
Referent*innen (ausgenommen Posterreferent*innen und Referent*innen der freien Vorträge) und Vorsitzende werden kostenfrei für den gesamten Kongress registriert. Im Falle Ihrer Zusage erhalten Sie eine Buchungsbestätigung per E-Mail.

Reiseplanung & Hotelzimmerreservierung
Nähere Informationen zur Anreise sowie zum Bahn-Spezial-Ticket finden Sie hier.

Für Referierende und Vorsitzende stellen wir spezielle Hotelzimmerkontingente im Intercity Hotel Hamburg Dammtor-Messe zur Verfügung. Genauere Informationen zur Hotelzimmerreservierung in unserem Referentenhotel entnehmen Sie bitte Ihrem Einladungsschreiben.

Kostenerstattung
Eingeladenen Referierenden und Vorsitzenden werden die Reise- und Hotelkosten im Rahmen der Reisekostenrichtlinien mit entsprechenden Maximalbeträgen erstattet.

Wir bitten um Ihr Verständnis, dass nur Bahnfahrten 2. Klasse erstattet werden können. Mit der Deutschen Bahn wurde eine Vereinbarung für ein kostengünstiges Bahnticket getroffen. Für Referent*innen aus dem europäischen Ausland oder den USA können Bahnfahrten 2. Klasse bzw. Economyflüge (nur nach Absprache) erstattet werden. Bitte beachten Sie, dass bei Anreise mit der Bahn oder dem Pkw max. der DB-Angebotspreis 2. Klasse in Höhe von 99,- € erstattet wird. Buchungsinformationen zum Bahn-Spezial Ticket finden Sie hier.

Der Antrag auf Reisekostenerstattung muss m:con (gnpi@mcon-mannheim.de) bis zum 31.07.2023 vorliegen.

Hier finden Sie das Formular für die Kostenerstattung.

Vorsitzende

• Wir empfehlen Ihnen, dass Sie sich im Vorfeld der Sitzung mit den einzelnen Vorträgen und Referierenden vertraut machen. Die Vorträge in Ihrer Sitzung können Sie derzeit im Kongress-Portal und zu einem späteren Zeitpunkt im Online-Programm einsehen.
• Stimmen Sie sich vor Sitzungsbeginn mit der zweiten vorsitzenden Person über die Moderation ab.
• Kündigen Sie den Vortrag mit Titel und Referent*in an.
• Achten Sie auf die Einhaltung der Sitzungszeit sowie auf die Einhaltung der Vortragszeiten (inkl. Diskussionszeit) der Referent*innen. Die Einhaltung der Redezeit ist im Interesse aller Referent*innen und Teilnehmer*innen und trägt wesentlich zum Gelingen der Sitzung bei. Wir bitten Sie bei Überschreitung der Redezeit, den Referent*innen auf das Beenden des Vortrages hinzuweisen und ggfs. den Vortrag abzubrechen, um sicherzustellen, dass alle nachfolgenden Referierenden den Vortrag wie geplant durchführen können. Eine Überziehung der Sitzungszeit sollte nicht erfolgen.
• Bitte leiten Sie die Diskussion im Anschluss an den bzw. die Vorträge und stellen Sie ggfs. Fragen an die Referierenden, sollten sich keine Fragen aus dem Publikum ergeben.
• Bitte seien Sie spätestens 5 Minuten vor Beginn Ihrer Sitzung im Vortragsraum.

Referierende

• Achten Sie bereits bei der Erstellung Ihrer Präsentation auf das für den Vortrag eingeplante Zeitfenster inkl. Diskussionszeit.
• Die Sitzungsleiter*innen sind explizit angehalten Ihren Vortrag bei Überschreitung der Redezeit abzubrechen, um sicher zu stellen, dass alle nachfolgende Referent*innen im geplanten Maße ihren Vortrag durchführen können und keine Überziehung der Sitzungszeit erfolgt.
• Bitte seien Sie spätestens 5 Minuten vor Beginn Ihrer Sitzung im Vortragsraum und machen Sie sich mit der Technik und dem Bühnensetup vertraut.